Linee guida per l’accettazione di doni e lasciti di materiale bibliografico

1. L'accettazione del materiale bibliografico offerto alle Biblioteche appartenenti al Sistema bibliotecario per tramite di lasciti e donazioni è subordinata:

• alla conformità della donazione ai profili disciplinari di pertinenza delle Biblioteche, al fine di garantire lo sviluppo omogeneo e coerente delle collezioni;
• alla sostenibilità degli oneri derivanti dal trattamento catalografico del fondo e dalla sua conservazione nel medio e lungo periodo;
• alla disponibilità di spazio.

In quest'ottica le offerte di donazione possono anche essere respinte e comunque, oltre al materiale che si discosta dai profili di pertinenza delle Biblioteche, non verranno in ogni caso presi in considerazione:

• duplicati di titoli già posseduti;
• volumi in cattivo stato di conservazione;
• fascicoli o annate isolate di riviste;
• autopubblicazioni.

2. L'offerta di materiali già presenti nelle Biblioteche può essere accolta solo quando favorisca esigenze di servizio o di conservazione del patrimonio bibliografico.

3. Nel caso di fondi che soddisfino solo parzialmente le condizioni del punto 1), il Sistema bibliotecario può proporre al donatore un'acquisizione selettiva del solo materiale ritenuto interessante ai fini dell'integrazione nel proprio patrimonio, fatto salvo il diritto del donatore a ritirare in questo caso la sua offerta. Se l'offerta viene mantenuta, il Sistema bibliotecario si riserva la possibilità di gestire il materiale non selezionato senza alcun vincolo nei confronti del donatore (destinazione al altre biblioteche, scarto).

4. Il materiale accettato in dono entra a tutti gli effetti a far parte del patrimonio dell'Università e può essere sottoposto dalla Biblioteca di destinazione a tutte le operazioni di gestione coerenti con il suo organico sviluppo, senza alcun vincolo nei confronti del donatore.

5. Nel caso di fondi con particolari caratteristiche o di particolare pregio potranno essere stipulati col donatore speciali accordi di conservazione e accesso.

6. Nel caso di fondi appartenuti a Professori di ruolo dell'Università di Teramo può essere valutata l'accettazione della donazione anche in presenza di materiale bibliografico già posseduto e il mantenimento dell'unitarietà del fondo, su esplicita richiesta del donatore o dei suoi eredi o legatari, subordinatamente alla disponibilità degli spazi.

1. In caso di fondi cospicui il donatore indirizza la sua offerta al Sistema bibliotecario nella forma di una lettera di intenti, corredata dall'elenco dettagliato dei titoli componenti il fondo e dalla stima del valore della donazione o lascito.
2. Nel caso di piccoli fondi o del dono di singoli volumi, il donatore può depositare il materiale presso la Biblioteca interessata perché venga esaminato. Su richiesta esplicita comunicare l'esito della valutazione e restituire il materiale non accettato.