Responsabile Ufficio Relazioni con il Pubblico

 Il Responsabile dell'Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP) dirige l'ufficio che, all'interno di un'amministrazione pubblica, fornisce ai cittadini informazioni sulla struttura, sulle attività e sul funzionamento dell'amministrazione stessa, per agevolarli nella conoscenza della macchina amministrativa e promuovere la semplificazione delle procedure burocratiche. Il Responsabile dell'URP dirige, coordina e controlla l'ufficio che, all'interno dell'amministrazione pubblica, fornisce informazioni ai cittadini.

Di solito l'URP indica all'utenza dove avviare, svolgere o controllare le pratiche amministrative e la informa sugli uffici competenti, indicandone i recapiti, gli orari, i compiti e i responsabili. Oltre a queste attività centrali, può svolgerne altre di tipo complementare e può fornire parte delle informazioni di competenza dei vari uffici, come ad esempio indicazioni sui moduli e sulla documentazione necessaria per le varie pratiche, oppure sui responsabili e sullo stato dei procedimenti o anche sui tempi e la normativa, e così via.

Questa figura può inoltre occuparsi di monitorare la soddisfazione dei cittadini rispetto alla qualità dei servizi erogati dall'amministrazione. Gli URP sono tenuti prima di tutto ad interagire direttamente con il pubblico, ma svolgono anche attività di back office, facendo uso di tecnologie informatiche e occupandosi dell'implementazione e dell'aggiornamento di alcune sezioni dei siti web delle stesse amministrazioni a cui fanno riferimento.

Le principali competenze di questa figura riguardano la sua capacità di orientare il pubblico all'interno di una particolare amministrazione, sapendo impostare una comunicazione efficace, nel rispetto delle diverse esigenze. È quindi importantissimo che egli abbia familiarità con la struttura, con il suo funzionamento e le sue attività, conoscendo non solo le disposizioni e i regolamenti che disciplinano l'organizzazione interna dell'ente, ma anche il quadro amministrativo e normativo entro cui tali funzioni si svolgono.

Se inoltre l'URP gestisce attività di tipo supplementare, è importante che il Responsabile possieda capacità sia di costruire reti relazionali tra gli uffici, per poter fornire informazioni più specifiche all'utenza, sia di promuovere la conoscenza e l'utilizzo di particolari servizi, in materia ad esempio di raccolta, gestione e analisi dei dati. Al Responsabile URP sono dunque richieste ottime competenze comunicative, sia orali che scritte, per veicolare correttamente l'informazione. Molto importanti sono infine la propensione alla ricerca di informazioni e lo spirito di iniziativa.